竜王町個人情報および特定個人情報の取扱いに関する管理規則

○竜王町個人情報および特定個人情報の取扱いに関する管理規則

(平成27年12月22日規則第40号)

改正	平成29年3月31日規則第15号

第1章　総則(第1条・第2条)

第2章　管理体制(第3条－第9条)

第3章　教育研修(第10条－第12条)

第4章　個人情報等の取扱い(第13条－第23条)

第5章　情報システムにおける安全の確保等(第24条－第38条)

第6章　管理区域等の安全管理(第39条－第42条)

第7章　個人情報等の提供(第43条)

第8章　個人情報等取扱業務の委託(第44条－第46条)

第9章　安全確保上の問題への対応(第47条－第50条)

第10章　監査および点検の実施(第51条－第53条)

付則

第1章　総則

第1条　この規則は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「法」という。)、竜王町個人情報保護条例(平成17年竜王町条例第9号。以下「条例」という。)および竜王町個人情報保護条例施行規則(平成17年竜王町規則第6号。以下「施行規則」という。)に定めるもののほか、実施機関が取り扱う個人情報および特定個人情報の安全管理について必要な事項を定めることにより、その適切な措置および適正な運用を図ることを目的とする。

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　実施機関　条例第2条第4号に規定するものをいう。

(2)　課等　竜王町課設置条例(昭和46年竜王町条例第13号)第2条に規定する課、竜王町行政組織規則(昭和46年竜王町規則第6号)第4条に規定する出納室、竜王町教育委員会事務局組織規則(昭和42年竜王町教育委員会規則第1号)第2条に定める課、竜王町立幼稚園条例(昭和39年竜王町条例第22号)第2条に規定する町立幼稚園、竜王町学校給食センターの設置、管理および職員に関する条例(昭和56年竜王町条例第18号)第2条に規定する町立学校給食センター、竜王町公民館の設置および管理に関する条例(昭和32年竜王町条例第19号)第2条に規定する町立公民館、竜王町立図書館設置条例(平成10年竜王町条例第25条)第2条に規定する町立図書館、竜王町国民健康保険診療所条例(昭和31年竜王町条例第13号)第2条に規定する町立国民健康保険診療所、選挙管理委員会事務局、監査委員会事務局、農業委員会事務局および議会事務局をいう。

(3)　課等の長　前号に掲げる課等の長をいう。

(4)　個人情報　条例第2条第1号に規定するものであって実施機関が取り扱うものをいう。

(5)　特定個人情報等　個人番号および特定個人情報であって実施機関が取り扱うものをいう。

(6)　個人情報等　個人情報および特定個人情報等であって実施機関が取り扱うものをいう。

(7)　取扱区域　特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

(8)　管理区域　特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域および保護管理者が安全管理のために必要と認めて設定する区域をいう。

(9)　情報漏えい等　個人情報等の漏えい、滅失および毀損等をいう。

2　前項各号に規定するもののほか、この規則において使用する用語は、法において使用する用語の例による。

第2章　管理体制

(総括保護責任者)

第3条　個人情報等に係る総合的な安全管理措置を行うため、総括保護責任者を置く。

2　総括保護責任者は、副町長をもって充てる。

(総括保護管理者)

第4条　総括保護責任者を補佐するため、総括保護管理者を置く。

2　総括保護管理者は、前項に規定する補佐をするほか、次に掲げる事項を所掌する。

(1)　個人情報等の安全管理に関する教育および訓練ならびに研修の企画および実施に関すること。

(2)　個人情報等の取扱状況の把握に関すること。

(3)　個人情報等の安全管理措置の状況についての監査および監督に関すること。

(4)　個人情報等の安全管理措置についての指示、指導および助言に関すること。

(5)　その他実施機関における個人情報等の安全管理措置に関すること。

3　総括保護管理者は、総務主監をもって充てる。

(副総括保護管理者)

第5条　総括保護管理者を補佐し、前条第2項各号に掲げる事項を実施するため、副総括保護管理者を置く。

2　副総括保護管理者は、個人情報等のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講ずる。

3　副総括保護管理者は、未来創造課長をもって充てる。

(保護管理者)

第6条　課等に保護管理者を置く。

2　保護管理者は、所管する課等における個人情報等の安全管理のために必要な措置を講ずるため、次に掲げる事務を行う。

(1)　個人情報等の取扱状況の把握に関すること。

(2)　取扱区域および管理区域の設定

(3)　自ら保有する情報システムにおいて特定個人情報を取り扱う場合は、利用者権限についての設定および変更の管理

(4)　個人情報等の安全管理に関する教育、訓練および研修についての企画および実施に関すること。

(5)　第47条第1項から第3項までに規定する報告ならびに措置に関する組織体制および手順の整備

(6)　委託先における個人情報等の取扱状況等の監督

(7)　その他個人情報等の安全管理措置に関すること。

3　前項の規定にかかわらず、同一の個人情報等を複数の課等において管理する場合、当該課等における保護管理者は互いに連携し、個人情報等に関する安全管理措置を行うとともに、各課等における任務を分担し、および責任を明確にするものとする。

4　保護管理者は、総括保護管理者または副総括保護管理者から個人情報等の安全管理措置の状況について指示、指導、助言等を受けた場合、これに従わなければならない。

5　保護管理者は、課等の長をもって充て、施行規則第7条に規定する個人情報保護管理者を兼ねるものとする。

(副保護管理者)

第7条　保護管理者を補佐するため、課等に副保護管理者を置くことができる。

2　副保護管理者は、課等の課長補佐または課等の長が指名する者をもって充て、施行規則第7条に規定する個人情報副保護管理者を兼ねるものとする。

(事務取扱担当者)

第8条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を指定し、当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を定めなければならない。

2　事務取扱担当者は、課等の特定個人情報等の安全管理措置を講ずるため、特定個人情報等を取得し、保管し、利用し、提供し、開示し、訂正し、利用停止し、もしくは廃棄し、または委託処理等の特定個人情報等を取り扱う業務に従事する際、法、条例および施行規則ならびにその他の関連法令、この規則およびその他の庁内規程ならびに総括保護責任者、総括保護管理者、副総括保護管理者および保護管理者の指示した事項(以下「法令等事項」という。)に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

第9条　職員は、法令等事項に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。

第3章　教育研修

(個人情報等保護研修)

第10条　総括保護管理者は、保護管理者に対し、課等における個人情報等の適正な管理のために必要な教育研修を行うものとする。

2　総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るため、啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

(情報セキュリティ等の研修および訓練)

第11条　総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適正な管理および保護のために、情報システムの管理、運用および情報セキュリティ対策に関して必要な教育研修、事故障害時等の対応訓練を行うものとする。

(研修参加機会の付与)

第12条　保護管理者は、課等の職員に対し、個人情報等の適正な管理および保護のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

第4章　個人情報等の取扱い

(アクセス制限)

第13条　保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等にアクセスをする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限らなければならない。

2　保護管理者は、職員にアクセスをする権限を付与する場合であっても、業務上必要な最小限度の個人情報等のみにアクセスを許可する対策を講じなければならない。

3　アクセスをする権限を有しない職員は、個人情報等にアクセスをしてはならない。

(複製等の制限)

第14条　職員は、情報漏えい等の事案の発生を防止するため、次に掲げる行為をしてはならない。

(1)　個人情報等の複製

(2)　個人情報等の送信

(3)　個人情報等が記録されている媒体の外部への送付または持出し

(4)　その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

2　前項の規定にかかわらず、職員は、業務上の目的であって、かつ、保護管理者が許可した場合に限り、同項に掲げる行為を行うことができる。

(誤りの訂正等)

第15条　職員は、条例第10条第1項の規定に基づき、個人情報等の内容に誤りを発見した場合は訂正等を行い、個人情報等を正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。

(媒体の管理等)

第16条　職員は、個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に厳重に保管し、施錠しなければならない。

2　前項の場合において、職員は、必要があると認めるときは、耐火金庫その他の災害の耐性に優れた場所での保管を行わなければならない。

第17条　職員は、個人情報等が記録されている媒体(情報機器に内蔵されているものを含む。)が不要となった場合、条例第10条第3項の規定に基づき、当該個人情報等の復元または判読が不可能な方法により当該情報の削除または当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(個人情報等の取扱状況の記録)

第18条　保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、台帳を整備し、当該個人情報等の利用、保管、廃棄等の取扱いの状況について記録しなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第19条　職員は、法または条例に定める場合を除き、個人番号を利用してはならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第20条　職員は、個人番号利用事務または個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他の法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第21条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他の法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集および保管の制限)

第22条　職員は、法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集または保管してはならない。

第23条　保護管理者は、取扱区域を明確にし、必要に応じて物理的な安全管理措置を講じなければならない。

第5章　情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制限)

第24条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード認証情報、生体情報およびこれらに準ずるものをいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)の設定を行うほかアクセスの制御のために必要な措置を講ずるものとする。

2　副総括保護管理者および保護管理者は、前項の規定によりパスワード等を使用した場合、当該パスワード等の読取防止を行うほか必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第25条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等へのアクセスの状況を記録し、当該記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、および定期および臨時に分析するために必要な措置を講じ、またはアクセス記録の改ざん、窃取もしくは不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の監視)

第26条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等への不適切なアクセスを監視するため、一定数以上の個人情報等がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能を設定するほか、当該機能を定期および臨時に確認するために必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第27条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、情報システムの管理者権限の特権を最小限とし、当該特権が不正に窃取された場合の被害を最小化し、または内部からの不正操作等を防止する措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第28条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、不正アクセス防止装置の設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

2　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムについて、外部ネットワークから独立する等の高いセキュリティ対策を講じ、不正なアクセス等の被害またはその兆候を把握した場合においては、当該被害を最小化する措置をあらかじめ講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第29条　副総括保護管理者および保護管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。

第30条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第31条　職員は、情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第32条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第33条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第34条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、その処理を行う端末(情報システムまたは情報システムに接続して情報を操作し、閲覧できる全ての情報機器を含む。以下同じ。)を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第35条　副総括保護管理者および保護管理者は、端末の盗難または紛失の防止のため、端末の仕様、使用目的等に応じて端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

2　職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、または外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第36条　職員は、端末の使用に当たっては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないように使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。

(記録機能を有する機器および媒体の接続制限)

第37条　副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等の情報漏えい等の防止のため、記録機能を有する機器および媒体の情報システム端末機器への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。

(安全の確保等の確認)

第38条　副総括保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、この章に規定する措置の内容(第6条第3項に規定する任務の分担により保護管理者が行っている措置の内容を含む。)を、定期および臨時に確認し、管理しなければならない。

第6章　管理区域等の安全管理

第39条　副総括保護管理者および保護管理者は、管理区域を明確に設定しなければならない。

2　副総括保護管理者は、管理区域のうち特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の情報システムを設置する区域(以下「指定管理区域」という。)について、この章に規定する安全管理のための措置を講ずるものとする。

3　副総括保護管理者および保護管理者は、指定管理区域以外の管理区域については、可能な限り前項の規定に準じて安全管理のために必要な措置を講ずるものとする。

(指定管理区域の入退管理)

第40条　副総括保護管理者は、指定管理区域の入退管理について次に掲げる措置を講じなければならない。個人情報等を記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)を設けている場合においても、同様とする。

(1)　指定管理区域に立ち入る権限を有する者の指定

(2)　入退する者の用件の確認

(3)　入退に関する記録

(4)　部外者(第1号に規定する者以外の者をいう。以下同じ。)についての識別化

(5)　部外者が立ち入る場合の職員の立会いまたは監視設備による監視

(6)　外部電磁的記録媒体および情報機器の持込み、利用および持出しの制限ならびに検査

2　副総括保護管理者は、必要があると認めるときは、指定管理区域の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。

3　副総括保護管理者は、指定管理区域および保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、次に掲げる事項を行うものとする。

(1)　認証機能の設定

(2)　前号の設定により使用するパスワード等の管理

(3)　前号の管理に係る規定の整備

4　前項第3号の規定により行う規定の整備は、定期および臨時に見直すものとする。

(指定管理区域の管理)

第41条　副総括保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、指定管理区域に施錠装置、警報装置および監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

2　副総括保護管理者は、災害等に備え、指定管理区域に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。

(取扱区域の管理)

第42条　保護管理者は、取扱区域において、情報漏えいを防止するために次に掲げる措置を講ずるものとする。

(1)　区域への部外者の立入りの原則禁止または部外者が立ち入る場合の職員の立会い

(2)　個人情報等の部外者による閲覧、のぞき見等を防止する環境の設営

(3)　個人情報等を取り扱う機器、媒体または書籍等の施錠保管等の管理

(4)　前3号に掲げる管理に係る規定の整備

(5)　その他必要な措置

第7章　個人情報等の提供

(個人情報の提供)

第43条　保護管理者は、条例第8条第1項第1号および第3号から第6号までの規定に基づき実施機関以外のものに個人情報を提供する場合には、原則として次に掲げる事項を行わなければならない。

(1)　次に掲げる事項を記載した書面を提供先と取り交わすこと。

ア　提供先での利用目的

イ　利用する業務の根拠法令

ウ　利用に関する記録の範囲および項目

エ　利用形態

オ　その他保護管理者が必要と認める事項

(2)　提供先への安全管理措置の要求

2　前項の場合において、保護管理者は、必要があると認めるときは、実地の調査を行い、状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。

3　保護管理者は、法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

第8章　個人情報等取扱業務の委託

(業務の委託契約)

第44条　保護管理者は、個人情報等の取り扱いに係る業務(以下「個人情報等取扱業務」という。)について外部に委託する場合、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない委託先を選定することがないよう、適切に選定を行わなければならない。

2　保護管理者は、個人情報等取扱業務について外部に委託する場合、委託先と交わす契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者および業務従事者の管理ならびに実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。

(1)　個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2)　再委託の制限または事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3)　個人情報等の複製等の制限に関する事項

(4)　情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5)　委託終了時における個人情報等の消去および媒体の返却に関する事項

(6)　違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

(7)　従業者に対する監督および教育に関する事項

(8)　契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する事項

(9)　特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化に関する事項

(10)　委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる事項

3　保護管理者は、個人情報等取扱業務の全部または一部を委託する場合、当該委託先において、法に基づき実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。

(委託先の監督)

第45条　保護管理者は、個人情報等取扱業務について外部に委託する場合、委託する個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、年に1回以上委託先における個人情報等の管理の状況を確認しなければならない。

2　保護管理者は、個人情報等取扱業務の全部または一部の委託をする場合、当該委託先において、実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(再委託先の監督)

第46条　保護管理者は、個人情報等取扱業務の委託先において、当該業務が再委託される場合には、当該委託先に第44条の措置を講じさせるとともに、再委託される個人情報等取扱業務の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、自らが、または委託先を通じて前条の規定により確認および監督を行わなければならない。再委託先以降の委託先についても、同様とする。

2　保護管理者は、個人情報等取扱業務の全部または一部の委託先において、当該業務が再委託される場合には、当該業務において取り扱う個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の可否を判断しなければならない。

第9章　安全確保上の問題への対応

(事案の報告)

第47条　職員は、次に掲げる場合は、速やかに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。

(1)　情報漏えい等の発生または兆候を把握した場合

(2)　その他安全確保上で問題となる事案が発生した場合

2　職員は、法令等事項に違反している事実または兆候を把握した場合は、速やかに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。

3　保護管理者は、前2項の規定により報告を受けた場合は、直ちに副総括保護管理者に当該事案について報告するとともに、速やかに被害の拡大防止または復旧等のために必要な措置を講じなければならない。この場合において、保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、当該調査内容も併せて副総括保護管理者に報告するものとする。

4　副総括保護管理者は、前項の規定により報告を受けた場合は、事案の内容に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を総括保護責任者および総括保護管理者に速やかに報告しなければならない。

(法令等の違反に対する厳正な対処)

第48条　職員が法令事項に違反する行為を確認した場合には、法令事項に基づき厳正に対処するものとする。

(事案の再発防止措置)

第49条　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるともに、その内容を副総括保護管理者に報告しなければならない。

2　総括保護管理者および副総括保護管理者は、実施機関および実施機関以外の機関における事案発生状況を分析し、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行うものとする。

第50条　総括保護管理者は、第47条に規定する事案の内容、影響等に応じて、事実関係および再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。

第10章　監査および点検の実施

第51条　総括保護責任者は、個人情報等の適正な取扱いならびに法、条例、施行規則およびこの規則の遵守状況について、定期および臨時に総括保護管理者に監査(外部監査を含む。)を行わせなければならない。

2　保護管理者および職員は、前項の監査の実施に協力しなければならない。

3　総括保護管理者は、監査の結果を総括保護責任者に報告しなければならない。

第52条　保護管理者は、自ら管理責任を有する個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期および臨時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に速やかに報告しなければならない。

2　前項の場合において、総括保護管理者は、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告しなければならない。

(評価および見直し)

第53条　総括保護責任者、総括保護管理者、副総括保護管理者および保護管理者は、個人情報等の適切な管理のための措置について、監査または自ら行う点検の結果を踏まえ、実効性の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の適切な措置を講じなければならない。

この規則は、平成28年1月1日から施行する。

付　則(平成29年3月31日規則第15号)

この規則は、平成29年4月1日から施行する。